Как правильно написать письмо чиновнику…

ВЛАДИВОСТОК. 3 июня. ВОСТОК-МЕДИА - Кто из нас не читал рассказ «Ванька» Чехова? Ванькино письмо до адресата не дошло, ведь парнишка отправил его «на деревню дедушке». Может ли Ванькина ошибка повториться сейчас при вынужденном эпистолярном общении с чиновниками? Да, вполне. Как сделать, чтобы ваше письмо дошло и было прочитано? Как получить ответ вместо отписки? РИА «Восток-Медиа» дает несколько советов.
1. Указывайте фамилию, имя, отчество и должность чиновника, которому вы адресуете свое послание. Не поленитесь позвонить в его приемную и выяснить точные данные. Если вы назвали директора начальником, послание может быть выброшено в корзину с оправданием: «А в нашем ведомстве такой должности нет!» Вы также можете вызвать раздражение у Виктора Степановича, назвав его Виктором Ивановичем.
2. Собираясь писать, возьмите чистый лист бумаги. Чистый во всех смыслах: без надписей и пятен, помарок и опечаток. Не стоит раздражать адресата неаккуратностью.
3. Точно укажите адрес назначения с индексом на конверте. В «шапке» самого письма напишите свои фамилию, имя, отчество, адрес проживания с индексом, а также телефон, по которому вас легко застать (а лучше два телефона - домашний и мобильный). Если письмо коллективное (они эффективнее), напишите данные одного лица - так называемого «ответственного». Можно пойти и другим путем - пусть каждый из недовольных обжалуемой ситуацией соседей напишет по письму. Такая «бомбардировка» поневоле заставит чиновников зашевелиться! Только не повторяйте один и тот же текст: меняйте его!
4. Пишите разборчиво, а лучше распечатайте письмо на принтере. Не забудьте лишь поставить подпись вручную и указать дату. Проследите, чтобы ваша подпись была на том же листе, что и письмо, а не «уехала» на чистый лист.
5. Пишите или распечатывайте письмо в двух экземплярах. Один из них оставьте себе. Сохраните письмо в компьютере в электронном варианте.
6. Начинайте письмо с почтительного обращения: «Уважаемый Кузьма Фомич! Прошу Вашего содействия...» Оставьте свое личное отношение к адресату при себе. Обращаясь к чиновнику, вы все-таки ждете от него помощи. А помощи надо просить тактично.
7. Если ранее вы безуспешно обращались в нижестоящие инстанции, начните письмо так: «Уважаемый Кузьма Фомич! Мое обращение к Вам носит вынужденный характер, так как многочисленные обращения в... (перечисление инстанций) не дали результата».
8. Излагая факты, четко формулируйте проблему. Не лейте «воду», пытаясь взять чиновника измором: послание на шести страницах прочтут «по диагонали».
9. Если проблем, о которых вы хотите сообщить, несколько, не сваливайте их все в одну кучу. Допустим: «У меня в квартире постоянные протечки с потолка, жилконтора не реагирует... А еще в соседней парадной лампочка перегорела!» Если проблем несколько, действеннее будет написать несколько писем по каждой из них. Если вопрос комплексный (предположим, вы жалуетесь на плохое обслуживание дома и перечисляете многочисленные факты нарушений), разбейте текст на разделы: «Подвал», «Чердак», «Благоустройство двора», «Ситуация с электропроводкой».
10. Неплохой способ обратить на письмо особое внимание - напечатать его или важнейшие фрагменты цветным шрифтом, например красным. Помните лишь то, что цвет букв должен быть легко читаемым. К тому же не нужно превращать письмо в радугу: пестрота отвлечет чиновника.
11. Составляя жалобу, подумайте о доказательной базе. Указывайте точные данные: адреса, месторасположение, даты, фамилии, должности. Если есть фотографии - отлично, распечатайте их или приложите к письму компакт-диск (туда же можно записать видео- или аудиофайлы). Диск подпишите, чтобы не потерялся в чиновничьей суете. Постарайтесь ознакомить чиновника с «историей вопроса»: если имеются письма по данному вопросу, скопируйте их и приложите к своему обращению.
12. Прилагая к письму папочку с доказательной базой, не забудьте отметить это в конце письма. В конце обращения, чуть выше подписи, указывается: «Приложение: фотографии (100 шт.), компакт-диск с фото-, аудио- и видеофайлами (1 шт.), письма по вопросу (5 шт.)».
13. Если вы отправляете письмо по почте, не бросайте его в уличный почтовый ящик. Дойдите до почты и отправьте заказным, непременно с уведомлением. В качестве адресата пишите не организацию, а конкретное лицо с указанием занимаемой должности.
14. Если вы приносите жалобу в приемную чиновника, проследите, чтобы секретарь зарегистрировала ее и поставила на копии письма штамп с входящим номером и датой регистрации. Если слышите отказ, то спокойно, без лишних эмоций, дайте понять, что своими действиями секретарь нарушает Федеральный закон «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан», подписанный президентом страны, и вы оставляете за собой право обращения по этому поводу в прокуратуру.
15. Помните, что согласно этому закону срок ответа на ваше письмо - 30 дней. В сложных случаях чиновники имеют право продлить «расследование» еще на 30 дней. Если через пять недель (учтем работу почты) вы не получили ответа, то не оставляйте письмо без присмотра: звоните в приемную чиновника и настойчиво интересуйтесь судьбой документа (называя его номер и дату регистрации или свой адрес). Результата нет? Напишите повторное письмо тому же чиновнику, направив копию с пометкой «Для ознакомления и принятия мер» в вышестоящую инстанцию.
16. Если нет ответа и на повторное обращение, смело пишите жалобу в районную прокуратуру. Жалуйтесь на нарушение федерального законодательства.
17. Если вместо толкового ответа вы получили отписку, не бойтесь показаться назойливым. Обратитесь к чиновнику повторно или напишите в вышестоящую инстанцию, обрисовав сложившуюся ситуацию.