Сбербанк запустил новый сервис «Электронный архив»

Новая услуга представляет собой облачное SaaS-решение, предназначенное для долгосрочного хранения электронных и отсканированных документов компании в электронном виде и подойдёт любым организациям, от крупных корпораций до небольших компаний благодаря удобному интерфейсу и доступной стоимости.

«Электронный архив» позволяет не только систематизировать и хранить как уже созданные в электронном виде, так и отсканированные документы. В сервисе также есть функция автоматического формирования отчётов для налоговых проверок.

Подключить сервис можно в новом интернет-банке Сбербанк Бизнес Онлайн. С внедрением «Электронного архива» клиентам интернет-банка для бизнеса стал доступен весь спектр услуг для перехода на безбумажный документооборот – в Сбербанк Бизнес Онлайн уже представлены сервисы для создания документов в электронном виде (Конструктор документов) и обмена юридически значимой документацией (E-Invoicing).

«Как правило, документация хранится в специально оборудованных архивах, при этом в любой момент её могут запросить контролирующие органы во время налоговых проверок. На поиск и учёт документов бухгалтер тратит значительную часть своего рабочего времени. По нашим подсчётам, это в среднем два часа в день и примерно сорок рабочих дней в течение года, — рассказывает директор Дивизиона «Цифровой Корпоративный Банк» Сбербанка Евгений Колбин. — Благодаря «Электронному архиву» можно избавить себя и свою бухгалтерию от этой малоприятной рутины».

Так, сервис позволит создать единую базу финансовых документов, надёжно сохранит их и удалит с протоколом по истечении сроков хранения. Система расширенных фильтров и удобная группировка по папкам ускорит поиск документов более чем в 5 раз. «Электронный архив» интегрирован с другими продуктами Сбербанк Бизнес Онлайн, в частности, с сервисом E-invoicing: подписанный документ можно сразу перенести в нужную папку, в которой он найдётся за считаные секунды.

Важная особенность сервиса — возможность выгрузить необходимые документы по запросу налоговой службы. Электронный архив автоматически сформирует пакет документов в электронном виде с полной описью. Такой функционал позволяет снизить количество ошибок при формировании отчётности, а значит, и риски получения штрафов.

Ещё одно преимущество «Электронного архива» — возможность управления правами доступа. Гибкие настройки гарантируют конфиденциальность всей документации и сохранность архивных дел. Система позволяет отслеживать действия каждого сотрудника в рамках тех полномочий, которые ему предоставлены. К примеру, удалить документы можно за долю секунды с соблюдением всех законодательных процедур — действия всех пользователей при этом будут записаны в историю работы с файлами.

Сервис доступен всем корпоративным клиентам ПАО «Сбербанк» в интернет-банке Сбербанк Бизнес Онлайн. Разработчиком сервиса выступила компания «КОРУС Консалтинг СНГ», входящая в Группу Сбербанк.